餐飲數位轉型實例 | Google Sheets + Apps Script 自建訂位系統

餐飲/餐酒館/酒吧(開店)數位轉型

(實例分享) 免月費、免寫 Code？自建訂位管理

單純心血來潮想跨域體會瞭解一下不同行業

開店每一分錢都要花在刀口上。市面上的訂位系統雖然強大，但每月的月費或以「訂位人數」抽成的費用，對剛起步的餐酒館或小餐廳來說是一筆不小的負擔。這篇文章以從幫朋友的餐酒館製作為 Github Pages 網站的經驗開始，聊到了線上訂位的需求問題，於是就不囉唆，來個手把手教你如何利用：

🔥 入門篇：Google 全家桶搭配 LINE Messaging API 的自動化訂位系統🔥
🔥 進階篇：打造 APP 級體驗！LINE LIFF 內嵌訂位系統 🔥

🚀 這套入門篇系統能做什麼？

自動接單：客人填寫 Google 表單，資料自動進入後台（Google Sheet）。
LINE 秒通知：店家手機立刻跳出 LINE 通知（即時掌握桌況）。
一鍵確認：店家在手機上點一下，系統自動寄出「保留確認信」。
雙向互動：客人點擊信中連結確認出席，系統自動更新狀態為「已確認」，防止 No-show。

🛠️ 準備工作 (Pre-requisites)

在開始之前，你需要準備：

一個 Google 帳號 (建議用店家的專用帳號)
一個 LINE 官方帳號 (用於發送通知)

步驟一：建立 Google 表單與資料庫

這是系統的「門面」與「地基」。

建立 Google Sheets (試算表)：
- 新增一個試算表，命名為「訂位管理系統」。
- 建立以下幾個欄位：訂位姓名、聯絡電話、Email、訂位日期、訂位時間、用餐人數、備註。

建立 Google Form (表單)：
- 在試算表中點選「工具」>「建立新表單」。
- 依序建立題目 (必填)：訂位姓名、聯絡電話、Email、訂位日期、訂位時間、用餐人數、備註。
- 設定技巧：關閉「自動收集電子郵件」，改用我們自己建立的 Email 題目，以確保欄位順序可控。

關鍵調整：校正欄位
- 回到試算表，會看到「表單回應 1」分頁。
- 重要！在 A 欄（原本的時間戳記）按右鍵 >「在左側插入 1 欄」。
- 將新 A 欄命名為 訂位編號；調整後的 Excel 欄位，B 欄是時間戳記，E 欄是 Email。
關鍵調整：新增狀態欄與下拉選單
- 滑到最右邊的空白欄位（通常是 J 欄或 K 欄），將標題命名為 訂位狀態。
- 選擇上方選單的「資料」>「資料驗證」。
- 新增規則 > 條件選「下拉式選單」。
- 輸入選項："待處理"、"發送確認信"、"客戶已確認"、"客戶已取消"。

步驟二：申請 LINE Messaging API (新版通知神器)

由於 LINE Notify 即將走入歷史，我們直接使用最新的 Messaging API。

前往 LINE Official Account Manager 建立一個官方帳號 (例如：Cié Cié Taipei 訂位通知)。

進入設定 > Messaging API，啟用 API。
前往 LINE Developers Console，在 Channel settings 中取得 Channel Access Token (Long-lived)。

員工加入好友：掃描官方帳號 QR Code 加入好友。

注意：請至官方帳號後台關閉「自動回應訊息」，以免機器人一直回話。

步驟三：植入核心大腦 (Google Apps Script)

這是讓系統動起來的魔法。

在 Google Sheets 點選「擴充功能」>「Apps Script」。
將編輯區清空，貼上 完整的自動化程式碼 (1~260 行)。
修改關鍵變數：
- CHANNEL_ACCESS_TOKEN：填入步驟二取得的 LINE Token。
- SHEET_ID：填入試算表網址 /d/ 後面的亂碼。
- WEB_APP_URL：先留空，下一步填。

步驟四：部署與自動化設定 (Deployment)

部署為 Web App：
- 點擊右上角「部署」>「新增部署」> 選取「網頁應用程式」。
- 執行身分：我 (Me)。
- 誰可以存取：所有人 (Anyone) <--- li="">
- 複製產生的網址，貼回程式碼中的 WEB_APP_URL，並建立新版本再次部署。
設定觸發條件 (Triggers)：
- 點擊左側鬧鐘圖示。
- 新增 onFormSubmit -> 觸發時機：提交表單時。
- 新增 sendEmailOnEdit -> 觸發時機：編輯時。

步驟五：實際操作流程演練

系統上線後，您的日常營運流程將變得超級順暢：

1. 客人訂位
客人填寫表單後，您的 LINE 群組會立刻響起：「🔔 新訂位通知！王先生 4位...」。

2. 店家確認 (手機操作)
打開 Google Sheets App，看到新訂位。若確認有位子，在「訂位狀態」欄位選擇「發送確認信」。

3. 系統自動寄信
系統會自動寄出一封排版精美的 Email 給客人，信中包含「確認出席」的按鈕。

4. 雙向確認閉環
客人點擊按鈕後，會看到「確認成功」的網頁。同時，您的後台 Excel 該筆資料會自動變成綠色 (已確認)，LINE 也會再次通知您：「✅ 訂單成立！」。

💡 優化心得 💡

數據資產自己握：不同於外部平台，這些客戶資料都在自己的 Google 雲端，未來要做 EDM 行銷或會員分析非常方便。
完全客製化：Email 的文案、Logo、顏色，甚至 LINE 通知的格式，全部都能依照品牌風格調整。
成本控制：在月訂位量 200 組以內，這套系統幾乎是 0 元。

數位轉型不需要花大錢。透過聰明的工具組合，小店也能擁有專業級的營運效率！
(如果您在設定過程中有任何問題，歡迎交流！)

🔥 進階篇：打造 APP 級體驗！LINE LIFF 內嵌訂位系統 🔥

如果您覺得 Google 表單的介面不夠像「原生 App」，或者希望能做到更嚴謹的「O2O 閉環管理」（客人填單 -> 老闆審核 -> 系統自動寄信 -> 到店前 LINE 自動提醒 -> 客人二次確認），那麼請參考這個進階版的 LIFF 實作方案。

🚀 升級後的 O2O 自動化流程

Step 1 客人訂位 (LIFF)：在 LINE 聊天室直接開啟半版網頁填寫，系統自動抓取 User ID。
Step 2 老闆審核 (LINE)：老闆手機收到通知，點擊「✅ 確認接單」按鈕。
Step 3 系統通知 (Email)：GAS 自動寄送確認信給客人 (訂位成立)。
Step 4 自動提醒 (LINE)：系統偵測用餐前 6 小時，自動發 LINE 詢問客人是否出席。
Step 5 最終確認 (LINE)：客人點擊「👌 我會出席」，老闆收到最終確認通知。

準備工作：雙通道設定 (Dual Channels)

進階版需要兩個 LINE Channel 協同合作：

Messaging API Channel (原本那個)：負責讓機器人「發聲」，傳送通知給老闆與客人。
LINE Login Channel (新增的)：負責提供 LIFF 介面，讓客人填寫資料並辨識身分。
前往 LINE Developers，在同一個 Provider 下新增 Channel，選擇 LINE Login，App Type 選 Web App。
建立後，到 LIFF 頁籤，點 Add。
Endpoint URL：先填暫定。
Scopes：勾選 profile 和 openid。
儲存後，複製 LIFF ID。

實作步驟一：升級 Google Sheets (試算表)

為了支援審核與提醒狀態，我們需要擴充欄位。請建立一個新工作表，第一列 (A1~K1) 依序設定為：

A: 下單時間
B: 姓名
C: 電話
D: Email (接收確認信用)
E: 日期
F: 時間
G: 人數
H: 備註
I: UserID (系統自動抓取)
J: 訂位狀態 (待確認/已確認/顧客已二確)
K: 提醒狀態 (未發送/已發送)

實作步驟二：部署全能大腦 (GAS V2)

這段程式碼是核心，它同時處理 LIFF 傳來的資料、老闆的審核按鈕、以及定時提醒。

選擇Google Sheets的擴充功能到 Apps Script，新增程式碼。
貼上 完整的自動化程式碼 (300~409 行)。
關鍵設定：
- CHANNEL_ACCESS_TOKEN：填入 Messaging API 的 Token。
- ADMIN_USER_ID：填入您的 User ID (第一次測試後可從 Sheet 取得)。
右上角「部署」 > 「新增部署」。
類型：網頁應用程式
誰可以存取：所有人 (Anyone) <--- 這點最重要，選錯全毀。
點擊部署，複製網頁應用程式網址 (Web App URL)，取得 GAS URL。
回頭設定 Webhook：將 GAS URL 貼回 LINE Developers (Messaging API) 的 Webhook URL 欄位，並開啟 Use Webhook。